Hệ thống máy chấm công vân tay, thẻ từ


chấm công khuôn mặt hoặc chấm công thẻ từ, chấm công thẻ cảm ứng. Máy chấm công và phần mềm chấm công là hai khái niệm khác nhau nhưng nó quan hệ khắn khít. Mỗi loại máy chấm công thì nó hoạt động với phần mềm chấm công kèm theo
Hệ thống máy chấm công vân tay, thẻ từ

Hệ thống máy chấm công vân tay, thẻ từ

Một hệ thống chấm công là một máy chấm công, hoặc hệ thống nhiều máy chấm công và phần mềm chấm công, quản lý và ghi lại thời gian của nhân viên. Nói chung là một thiết bị đầu vào kỹ thuật số hoặc hệ thống thẻ chấm công, họ yêu cầu nhân viên, công nhân nhập thủ công thời gian họ bằng cách đặt thẻ hoặc vân tay hoặc soi khuôn mặt của họ khi đến nơi làm việc và khi rời nơi làm việc và thời gian của họ được gửi đến phần mềm chấm công để phân tích thời gian đi trễ, thời gian đi về sớm, tính toán các ngày công làm việc, giờ làm thêm (giờ tăng ca) và cuối cùng là phần mềm xuất ra các báo biểu bảng chấm công cho từng nhân viên, bảng chấm công tổng hợp, bảng chấm công thống kê…

Máy chấm công Ronald Jack là máy chấm công phổ biến nhất hiện nay, Ronald Jack là thương hiệu máy chấm công đến từ Malaysia và là thương hiệu ưa chuộng nhất hiện náy. Máy chấm công dùng để theo dõi thời gian đi trễ về sớm và thời gian dành cho công việc là cách dễ nhất để tính chi phí công việc đang được sử dụng từ thể kỷ 19. Máy chấm công và phần mềm chấm công là hai khái niệm khác nhau nhưng nó quan hệ khắn khít. Mỗi loại máy chấm công thì nó hoạt động với phần mềm chấm công kèm theo. Tuy nhiên, khi các đơn vị xí nghiệp muốn trang bị thiết bị chấm công cho lao động thì họ nghĩ ngay đến từ máy chấm công là đầu tiên vì thời gian đầu phát minh ra máy chấm công thì nó hoạt động độc lập, không có phần mềm kèm theo. Đó là máy chấm công thẻ giấy hay còn gọi mà máy bấm thẻ chấm công – đồng hồ bấm giờ chấm công mà ngày nay các loại máy đó người ta vẫn còn sử dụng vì nó đơn giản, không phải tốn thời gian bảo trì phần mềm

 

Lưu ý về cách sử dụng máy chấm công vân tay?

Trong quá trình sử dụng máy chấm công vân tay, để đảm bảo việc chấm công hiệu quả, chính xác và tăng cường độ bền, tuổi thọ cho thiết bị, bạn cũng nên lưu ý một số điểm sau:

  • Sử dụng máy (lắp đặt, cài đặt, lấy dấu vân tay, kết nối với máy tính, lấy dữ liệu chấm công)... theo đúng hướng dẫn của nhà sản xuất. Nhân viên, học sinh, sinh viên khi chấm công cần đảm bảo tay khô, sạch, không bị dính nước hay dầu mỡ, bụi bẩn để máy nhận diện vân tay nhanh chóng, chính xác, tránh trường hợp không chấm vân tay được hay phải chấm đi chấm lại nhiều lần.
    Xem thêm: Hướng dẫn cài đặt máy chấm công vân tay
  • Lắp đặt máy tại nơi khô thoáng, tránh các khu vực tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời, nhiều bụi bặm, có độ ẩm, nhiệt độ cao... và cần lau chùi thiết bị thường xuyên để đảm bảo độ nhạy cho cảm biến ở phần đầu đọc vân tay.
  • Định kỳ dọn bộ nhớ, xóa các vân tay, dữ liệu không còn cần thiết (ví dụ thông tin của nhân viên đã nghỉ việc) để máy có thêm không gian lưu trữ và tăng khả năng xử lý nhanh chóng, hiệu quả hơn.

Mua máy chấm công vân tay loại nào tốt?

Để mua được thiết bị chấm công bằng cách quét vân tay chất lượng, bạn sẽ cần chú ý một số điểm như sau:

  • Chọn máy có dung lượng bộ nhớ phù hợp với quy mô nhân viên của công ty. Thường thì máy chấm công bấm vân tay sẽ cần lưu từ 2 - 3 vân tay khác nhau cho mỗi nhân viên nên bạn sẽ cần chọn máy khả năng lưu trữ số lượng vân tay gấp 2 - 3 lần số nhân viên. Ngoài ra, bạn cũng nên cân nhắc thêm về quy mô nhân sự trong tương lai để chọn được thiết bị phù hợp, tránh việc phải thường xuyên đổi máy do có thêm nhiều nhân viên.
  • Chọn máy có thể dễ dàng kết nối với máy tính để đảm bảo làm việc hiệu quả với phần mềm chấm công. Tùy theo nhu cầu cụ thể mà bạn chọn máy bấm vân tay kết nối với máy tính qua USB, mạng có dây hay mạng không dây Wifi cho phù hợp.
  • Chọn máy được tích hợp phần mềm chấm công tiện ích, hiện đại, đa dạng tính năng, trực quan, dễ sử dụng để đảm bảo việc thực hiện các tác vụ lưu thông tin nhân viên, theo dõi các trạng thái ca làm việc, ngày nghỉ..., tổng hợp các bảng chấm công theo giờ, ngày... cho từng bộ phận và trích xuất các dữ liệu này thành báo cáo, file Excel được chi tiết, linh hoạt, nhanh chóng và chính xác hơn.
  • Chọn máy có khả năng lưu dữ liệu khi mất điện để tránh việc mất dữ liệu trong những sự cố mất điện bất ngờ.
  • Chọn máy có kích thước phù hợp với khu vực lắp đặt, sử dụng và ưu tiên các máy có thiết kế dễ sử dụng, có màn hình hiển thị thông tin nhân viên, tình trạng chấm công (có thành công hay không, giờ vào, giờ ra)... rõ ràng, chi tiết.
  • Chọn máy có các tính năng phù hợp với nhu cầu sử dụng để tiết kiệm chi phí hiệu quả vì máy càng có nhiều tính năng thì giá thành lại càng cao.
  • Chọn máy từ các thương hiệu uy tín để đảm bảo chất lượng, hiệu quả, độ chính xác, bền bỉ khi sử dụng. Một số thương hiệu máy chấm công bằng cách quét vân tay tốt bạn có thể tham khảo như: Ronald Jack, ZKTeco, Wise Eye, Aikyo, Gigata, Adel, Kobio, Mita, Silicon...